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失敗しない業務システム開発

小さい会社が成長してくると、いままでエクセル等の市販ソフトで管理していたデータをもっときちんと管理する必要が高まってきて、「そろそろ自社用に作った業務用ソフトがほしい」と思う時期がやってきます。しかし、それを開発できる人材が社内にいる会社はほんの一握りしかありません。

データ管理のポイント

  • 最新データの一元管理と共有
  • 複数の表のデータ連動
  • 一覧と詳細の切り替え
  • 検索・フィルタリング・並べ替え等の性能・スピード
  • 書式や入力方式の統一
  • 会計データなど、他のソフトとのデータ連動
  • 機密データ・個人情報の流出防止

いざ専用のソフト・システムを開発しようとすると、どんなソフトを開発したら良いのかをしっかり考えなくてはいけません。

また、システム開発を誰に依頼するのかというのも重要なポイントです。
自社の業務をよく理解していて、かつ、システム開発のスキルを持った人でなければなりません。
社内にSEやプログラマがいれば最も良いのですが、そういった人材を抱えている中小企業は稀です。

そうなると外注ということになりますが、外注先はどうやって選べばよいのでしょうか。

外注先選定のポイント

  • 自社の業務をよく理解している、もしくは理解しようとする姿勢がある
  • 良さそうな提案をしてくれる
  • 仕事が速い
  • 安く作ってくれる
  • 完成後のフォロー体制もしっかりしている

この条件を満たす外注先に出会えたら、それは幸運です。
しかし、その幸運だけでは開発はうまくいきません。
実際にシステムを開発するとなると、開発中、あるいはシステム稼働後に大きな問題が待ちかまえています。
なぜなら、外注先のシステム会社とのコミュニケーションをきちんと取れるかどうかが最も大事なポイントだからです。
ここでいうコミュニケーションとは、会って打ち合わせを繰り返したり、相手の言っていることをしっかりと理解したりというだけではありません。

システム開発でのコミュニケーションのポイント

  • どのようなシステムを作ったらよいのかを明確に伝える
  • 伝えたことを相手が理解したかどうかを確認する
  • 将来の拡張が必要な場合はその方向性を伝えておく

システム開発の世界では、こうしたコミュニケーションを間違いなく行うため、何種類もの「仕様書」を作成します。システムの規模や種類によって色々なバリエーションがありますが、「要件定義書」「外部設計書」「内部設計書」などといった仕様書を作って、その内容を相互に確認します。

なぜこんな面倒なことをするのでしょうか。
ビルを建てることを想像してみてください。地質調査から始まって、土台を作り、その上に何層ものフロアを作っていきます。骨組みを組んで、コンクリートを流し込み、電気やガスの配管を通し、窓枠やドアなどの部材をはめこみ、内装を綺麗に仕上げて、といったように、何百もの工程を順序通りにこなしていかないと、ビルはできあがりません。内装工事の段階になってから、実はもう少し高いビルがよかったなどといっても、最初から作り直すしか方法がないのです。システム開発も同じです。だから、現場作業に入る前に、詳細な設計図を作って、お互いの理解に齟齬がないかどうかをきちんと確認するのです。

発注側と受注側がこれらの仕様書のうち「要件定義書」を共同で作成してシステムに必要な事項を明確化し、それを受けて受注側がその他の仕様書を作成するというのが理想的な分担なのですが、中小企業には要件定義書を書ける人はほとんどいません。このため、中小企業案件では、受注側が発注側にヒアリングを行って、要件定義書を作成するのが一般的です。要件定義書は、システムの仕様書の一部のため、どうしても専門用語が入ったり、素人にはわかりにくい表現がされていたりします。せっかちなオーナー社長だと、ヒアリングでしゃべっただけで要求事項がきちんと伝わったはずだと思いこんでしまい、外注先が作成した要件定義書の内容をきちんと確認せずに、「あとはやっといて」という対応をしてしまうことが多々あります。

しかし、システム開発は「協同作業」です。外注先に依頼したからといって、全てのことを丸投げできるというのは間違いです。自社で行わなければならない部分を外注先に丸投げしてしまうことから、開発の失敗が始まります。

そうです。うまくいかない原因は発注元の方にあるのです。

そのため、システム開発会社は中小企業相手の案件をなるべく避けようとします。「中小向けの案件を喜んで引き受けます」と言っていたシステム会社でも、ちょっと大きくなると、「うちは300万以上の案件しかやりませんから」などと平気で言うようになります。仕方ありません。同じ協同作業なら、きちんと自分の分担をやってくれる人と仕事がしたいのは当たり前です。

しかし、そんなことを言っていては始まりません。

そこで当社は考えました。

「専門の人材がいない中小企業でも、せっかちな社長でも、きちんと発注して良いシステムを作れる仕組みは作れないだろうか？」

答えはイエスです。しかも、作ってしまいました（笑）

それがFlexCoreです。

FlexCoreは、半製品です。データが入ったテーブルを操作する機能を予め作ってあるため、業務で使われているエクセルのファイルをお預かりして、その構造を設定に反映させ、データをインポートするだけで、データ操作の基本機能（新規作成、編集、削除、一覧、検索、並び替え）が動くようになります。通常、動くものを見られるまでには1日しかかかりません。

また、メール送信、CSV形式等のデータインポート・エクスポート、PDF生成など、よく使われる機能をあらかじめ組み込んであり、これらについても設定を若干追加するだけで動作するため、こうした機能を別途開発する必要がありません。

さらに、システム管理者、担当者、その上司など、データへのアクセス権限をきめ細かく設定することができるため、機密データの流出や破壊などといったリスクへの対策も万全です。

FlexCoreの動く環境は2種類です。社内のLAN上に、サーバーとなるPC（WindowsまたはLinux）を一台用意して、その上にインストールするか、貴社のホームページを置いているウェブサーバーにインストールするかです。サーバーのスペックが不足する場合は、当社で用意したサーバーをお使いいただくことができます。操作は、ブラウザを通じて行います。WindowsからでもMacからでも同じように操作でき、特定のOSや特別なアプリケーションは必要ありません。

SSLを使用した通信の暗号化にも対応しています。データのバックアップは自動で取ることができます。

FlexCoreの特徴

  • データ操作についての基本機能は設定だけで動作する
  • よく使われる機能はあらかじめ用意されている
  • アクセス権限をきめ細かく設定可能
  • 特定のOSや特別なアプリケーションは不要
  • SSL通信、データバックアップにも対応
  • 動くものを見ながら仕様を決められる
  • 設計変更が簡単にできる

これなら、専門の人材がいない中小企業でも、せっかちな社長でも、システム開発の発注で失敗することはなくなります。

中小企業向け経理代行会社の子会社として設立され、中小企業の業務の現場、中小企業の社長さんの気質を熟知している当社だからこそできることです。

業務システムの開発でお困りであれば、ぜひ当社にご相談ください。